Die Bibliothek des Nachlasses wird sukzessive katalogisiert. Die Erschließung der Archivalien erfolgt in mehreren Schritten:

Als erster Schritt wurden alle in Halle befindlichen Akten aus den Sachmitteln der DFG durch eine renommierte Spezialfirma digitalisiert. Es entstanden 41.155 Digitalisate in 190 Ordnern, die 864 GB Speicherplatz einnehmen und zusätzlich auf 10 Rollfilmen gesichert sind. Die digitalen Daten liegen als Farbscans in den Formaten TIFF und JPEG in sehr guter Qualität vor, die durch eine intensive Begleitung des Scanvorgangs seitens der Projektmitarbeiter erreicht wurde. Von 61 Korrespondenzordnern wurden mit Hilfe einer OCR-Software durchsuchbare PDFs erstellt. Auf die Datensicherung ist großen Wert gelegt. Die Daten werden über die beteiligten Datenbanken gepflegt und sind zusätzlich in zwei Festplatten gespeichert.

Der zweite Schritt war die Schaffung einer tragfähigen Datenbankarchitektur, in der sowohl die Bilddaten (archäologische Materialsammlung), als auch die Textdaten (Korrespondenzen) angesiedelt und öffentlich zugänglich gemacht werden. Diese Architektur ist an der Universität Köln mit der dort entwickelten Datenbank ARACHNE verwirklicht.

Dies geschieht durch die enge Kooperation des LDA mit der Universität Köln und dem DAI. Das DAI in Berlin hat maßgeblich an der Erstellung von Standards und der Datenkonvertierung mitgewirkt, insbesondere beim Mapping unterschiedlicher Datenformate. Die Mitarbeiter der Universität Köln angepasst ARACHNE an die spezifischen Bedingungen des Kossacknachlasses haben.

Sämtliche Digitalisate sind in der Datenbank ARACHNE eingestellt. Insbesondere die archäologische Materialsammlung Kossacks ist dort komplett bildgenau abzurufen.

Vertiefend werden in einem dritten Schritt etwa 20% der archäologischen Materialsammlung seitengenau erschlossen und über den Kossackbrowser verlinkt. Er ermöglicht Recherchen und Verknüpfungen innerhalb verschiedener bereits in ARACHNES nachgewiesener Bestände. Zudem sind hier die Archivbestände der RGK gelistet. Die Korrespondenzakten sind ebenfalls eingestellt und können – unter Wahrung der rechtlichen Belange – öffentlich genutzt werden. Die Rechte dazu erteilt die RGK in Frankfurt. Parallel zu den Arbeiten an ARACHNE werden - wie schon bei der Antragstellung geplant - alle Korrespondenzen in der Datenbank KALLIOPE nach den Regeln der RNA erfasst. Die Archivalien sind hier zu über 90% seitengenau erschlossen.